GED : GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
SIMPLIFIER LA GESTION DOCUMENTAIRE
Le temps consacré au classement, à l’archivage et à la recherche de documents nuit à la productivité des entreprises. Les tacites reconductions des contrats sont courantes dans les entreprises et représentent une perte financière importante.
La GED E-Doc Pro protège le patrimoine documentaire de l’entreprise grâce à la dématérialisation des documents.
Des fonctionnalités simples et performantes permettent le classement automatique et l’optimisation de la gestion des documents, la circulation sécurisée des informations au sein des services et le suivi des contrats. La solution s’adapte à toutes les tailles et tous les types d’entreprise grâce à une grande variété de modules.
- 40 à 60% de réduction de coûts de traitement et d’archivage
- Diminution du temps passé pour les utilisateurs (préparation, envoi)
- Suivi en temps réel des factures et de leur circuit de traitement
- Amélioration du contrôle, suivi des envois et délais de paiement
- Simplification des clôtures comptables
- Simplification du pilotage du processus financier
- Suppression des risques d’erreurs
- Sécurité et pérennité des documents envoyés et archivés
Comment le système de gestion électronique des documents
peut-il améliorer votre entreprise ?
Le système de gestion électronique des documents (GED) offre aux entreprises une solution pratique et sûre pour gérer leurs documents. Avec une meilleure gestion des informations et une visibilité améliorée, le GED peut aider les entreprises à améliorer leurs processus internes, à réduire les coûts et à obtenir une meilleure productivité. Les avantages du GED peuvent aider les entreprises à atteindre leurs objectifs commerciaux et à s’adapter aux changements technologiques.
Les avantages d'un système de gestion électronique des documents
Grâce à un système de gestion électronique des documents (GED), votre entreprise peut bénéficier de plusieurs avantages. En effet, un GED permet de stocker et de rechercher les documents de votre entreprise de manière plus rapide et efficace. Vous pouvez également améliorer la sécurité de vos données et gérer le partage et l’accès aux documents plus facilement. De plus, un GED peut réduire considérablement le temps et les coûts consacrés à la gestion et à l’archivage des documents. Avec un GED, vous pouvez également faciliter la collaboration entre employés et partenaires externes en leur permettant d’accéder aux documents dont ils ont besoin et d’effectuer des modifications en temps réel. Enfin, un GED peut améliorer votre conformité et vous aider à démontrer votre bonne gestion des processus et des informations. Cela vous permet de vous assurer que vos processus sont conformes aux exigences légales et aux normes industrielles.
De puissantes fonctionnalités GED
Centralisation dans le cloud
Les données sont accessibles à tout moment, dans les locaux de l’entreprise ou en télétravrail, depuis n’importe quel appareil ou système d’exploitation.
Traitement et partage des documents
La GED intègre les actions classiques du travail bureautique : classement, notes, tampons, bannettes, association de documents, découpe et fusion, etc.
Connexion sécurisée et chiffrée
Connexion avec login et mot de passe, encodée SSL sur port HTTPS et certifiée GandiSAS Secure Certification Authority.
Travail collaboratif et workflow
Le travail collaboratif est amélioré grâce au suivi du traitement des tâches et le suivi des procédures internes offerts par la GED.
Adaptabilité du logiciel
Grâce à une interface simple, intuitive et ergonomique avec de puissants outils de travail intégrés, la solution s’adapte entièrement à la méthode de travail de l’entreprise.
Suivi des contrats via la GED
Grâce à la centralisation de tous les contrats en cours de l’entreprise, les tacites reconductions involontaires sont justes un mauvais souvenir. Le suivi statistique est également simplifié.
Gestion des droits d'accès
La GED simplifie l’accès pour tous les intervenants extérieurs à l’entreprise : clients, fournisseurs, comptables, sous-traitants, etc. via des espaces sécurisés et limités.
Digiposte
La gestion et l’envoi des bulletins de paie vers le coffre-fort numérique Digiposte des collaborateurs simplifie la gestion salariale. La gestion des refus est intégrée au module.
Gestion des droits des collaborateurs
Via la création d’utilisateur, l’entreprise gère les droits de chaque collaborateur : accès aux documents et dossiers, actions, plages horaires, adresse IP, etc.
Signature de documents en ligne
La gestion contractuelle est améliorée avec la signature électronique à forte valeur probatoire. Via l’interface sécurisée, l’identité des signataires est vérifiée, garantissant l’intégrité de la signature.
Une variété de modules pour répondre à tous les besoins
Connecteur Sage, Connecteur Chorus, Connecteur Outlook, Connecteur Digiposte, Connecteur Multifonction, Travail collaboratif, Gestion des contrats, Workflow documentaires, Partage des documents, Découpe des documents, Fusion des documents, Tampons personnalisés, Gestion des versions, Classement automatique, Archives horodatées, Recherche full-text, Archivage des courriels, Imprimante virtuelle, Transfert de fichiers lourds, Gestion des métadonnées, Indexation des documents, LAD / RAD, Signature électronique, Application mobile, Et plus encore !
Outil de mise en conformité RGPD
La confidentialité des données est notre priorité. Nous nous engageons chaque jour à appliquer le RGPD au sein de nos solutions et nous vous accompagnons dans votre démarche de mise en conformité RGPD en vous proposant une solution de GED en accord avec les exigences européennes.